Эффективность и качество работы делопроизводственной службы, оперативность в решении вопросов, а также ритмичность и сбалансированность деятельности организации в целом напрямую зависят от порядка ведения документооборота, в первую очередь от классификации и систематизации документов. Классификация документации должна быть четкой и научно обоснованной. Это имеет существенное значение не только для быстрого поиска нужного документа и слаженной работы подразделений, но и для дальнейшего хранения в архиве.
Специальный классификационный справочник, представляющий собой систематизированный реестр дел, образующихся в ходе деятельности предприятия, с указанием периода их хранения, - номенклатура дел организации.
Направления использования номенклатуры дел:
- Вид документа;
- Содержание данных о сроках хранения;
- Закрепление индексации дел;
- Главный учетный документ и основа для формирования описей дел длительного и постоянного хранения;
- Учет дел временного хранения;
- Допускается применение в качестве справочной картотеки исполненных документов.
Составление номенклатуры дел производится в определенной последовательности:
- Штатное расписание по отделам;
- В каждом отделе описываются виды документов;
- Экспертиза с полистным просматриванием дел, определение сроков хранения;
- НТО (Научно-техническая обработка дела документов постоянного и длительного срока хранения);
- Оформление заголовков дел с проставлением сроков хранения методом их детального изучения;
- Составление и оформление индексов дел в соответствии с системой присвоения делопроизводственных индексов;
- Согласование с уполномоченным представителем заказчика исходного варианта номенклатуры дел, устранение разногласий;
- Окончательный этап – утверждение руководством и введение в действие соответствующим распорядительным документом.