Архивная литература

Архивариус. Это кто?

Краткий словарь архивных терминов

Нормативные документы

Архивирование документов

Ведение архива на предприятии

Составление номенклатуры дел

Правила работы архивов организаций

Списание документов

Номенклатура дел организации

Эффективность и качество работы делопроизводственной службы, оперативность в решении вопросов, а также ритмичность и сбалансированность деятельности организации в целом напрямую зависят от порядка ведения документооборота, в первую очередь от классификации и систематизации документов. Классификация документации должна быть четкой и научно обоснованной. Это имеет существенное значение не только для быстрого поиска нужного документа и слаженной работы подразделений, но и для дальнейшего хранения в архиве.

Специальный классификационный справочник, представляющий собой систематизированный реестр дел, образующихся в ходе деятельности предприятия, с указанием периода их хранения, - номенклатура дел организации.

Направления использования номенклатуры дел:

  • Вид документа;
  • Содержание данных о сроках хранения;
  • Закрепление индексации дел;
  • Главный учетный документ и основа для формирования описей дел длительного и постоянного хранения;
  • Учет дел временного хранения;
  • Допускается применение в качестве справочной картотеки исполненных документов.

Составление номенклатуры дел производится в определенной последовательности:

  1. Штатное расписание по отделам;
  2. В каждом отделе описываются виды документов;
  3. Экспертиза с полистным просматриванием дел, определение сроков хранения;
  4. НТО (Научно-техническая обработка дела документов постоянного и длительного срока хранения);
  5. Оформление заголовков дел с проставлением сроков хранения методом их детального изучения;
  6. Составление и оформление индексов дел в соответствии с системой присвоения делопроизводственных индексов;
  7. Согласование с уполномоченным представителем заказчика исходного варианта номенклатуры дел, устранение разногласий;
  8. Окончательный этап – утверждение руководством и введение в действие соответствующим распорядительным документом.