Списание документов

Списание документов истекших сроков хранения с составлением акта и последующим уничтожением – очень важный и ответственный процесс, позволяющий сократить издержки, освободить полезную площадь. Значение этой процедуры трудно переоценить, ведь при недостаточно тщательной обработке документации, может быть уничтожено дело, еще не утратившее силы. Поэтому для списания определен четкий порядок.

Первоначальным этапом является экспертиза ценности документации. Проводит ее специально созданная экспертная комиссия, в результате работы которой отбираются на хранение документы по основному составу и основной деятельности с актуальным или постоянным сроком хранения. Списание документов можно производить только при полной архивной обработке фонда. Специалисты, входящие в экспертную комиссию, составляют описи всех дел, сохраняющихся далее и акт списания документов, утверждаемый руководителем организации. После этого заканчивается юридическое существование документов. Заключительная стадия процедуры – физическое уничтожение документации. Документы на бумажных носителях подвергаются измельчению посредством специального устройства – шредера, сжигаются или передаются на утилизацию.