Правила работы архивов организаций

Процесс функционирования каждого предприятия, организации или учреждения неотделим от образования большого количества документации на традиционных или нетрадиционных носителях информации. Совокупность документов составляет документальный фонд. Организация в течение срока своей деятельности производит документы, подразделяющиеся на следующие виды:

• Временного хранения – сохраняются от 5 до 10 лет;
• Длительного хранения (документация по личному составу) – 75 лет;
• Постоянного или вечного хранения (основная деятельность).

Архивные службы предприятий и учреждений организуют свою работу в соответствии с нормативными документами, включая Федеральные законы, касающиеся архивного дела и бухгалтерского учета, правила работы архивов организаций, а также перечень управленческих документов, указывающий сроки их хранения.

Архив создается в организации с целью обеспечить сохранность документации. В зависимости от ее объема, архивная служба организуется как структурное подразделение предприятия либо входит в состав управления делопроизводства. При формировании архивной службы, организация разрабатывает и издает Положения о хранении документации и об экспертной комиссии. Архив организации должен располагаться в приспособленном для хранения документов помещении или здании, необходимо обеспечение персоналом и оборудованием. В обязанности организации входит контроль сохранности документации, ее физического состояния.

Руководитель организации приказом назначает и освобождает от занимаемой должности лицо, ответственное за архив. Руководитель архива в сотрудничестве с начальниками структурных подразделений организации разрабатывает график, согласно которому на хранение передаются дела. Также определяется регламент выдачи архивных документов сотрудникам предприятия. Выдача дел подлежит обязательной регистрации. В случае предоставления пользования архивными документами представителям сторонних организаций, составляется акт выдачи дел.