Архивариус. Это кто?

Архивариус, занимающийся предоставлением архивных услуг, не может ограничиться пониманием архивных наук. Для успешной работы архивариусу необходимо владеть практическими навыками менеджера, такими как: осуществление коммуникаций, принятие управленческих решений, управление организационными изменениями, разработка бизнес-процессов. Существует несколько объективных причин, не позволяющих профессиональному архивариусу без наличия управленческих навыков успешно осуществлять свою деятельность по работе с документами компаний в качестве внешнего консультанта.

Одна из главных причин, обуславливающих данный факт, заключается в риске, которые берут на себя консалтинговая фирма и компания-заказчик, а также в проблемах, возникающих в процессе их сотрудничества. Этот риск и связанные с ним осложнения заключаются не в том, что оговоренные и оплаченные услуги не будут оказаны, а в том, что содержание и результат архивной услуги, о которой шла речь в переговорах, могут пониматься по-разному заказчиком и исполнителем. Заказчик смотрит на деятельность консультанта-архивариуса с точки зрения эффекта от деятельности, а архивист смотрит на свою деятельность с точки зрения ее содержания и конечных (отчетных) продуктов. При этом архивариус, как правило, искренне стремится помочь клиенту.

Возникновение подобной проблематики в основном связано с тем, что за последние 4-5 лет в архивном бизнесе появилось много «случайных» людей, и причиной такого наплыва «консультантов-архивариусов» связано не только с отменой лицензирования,. В данном случае в категорию «случайных людей» попадают даже отличные архивариусы, но такие, которые по уровню квалификации не могут качественно выполнять консалтинговые проекты. Хороший архивариус может хорошо — правильно, своевременно и с минимальными затратами — решить поставленную перед ним задачу. Однако эту задачу необходимо перед ним поставить. В этом случае, если необходимые условия для решения этой задачи будут созданы, специалист отлично с ней справится. В консалтинге в подавляющем числе случаев ситуация иная: сотрудники архивной компании часто имеют дело с ситуацией, когда не сформулирована даже проблема. Заказчик часто не может при первом контакте вразумительно описать проблемное поле, не говоря уже о том, чтобы поставить задачу. Его позиция может определяться общими словами, такими как «хочу навести порядок в документах».

Это означает, что необходим не один день переговоров, десяток «вопросов на понимание» и «на уточнение», провведение экспресс-диагностики или детальной диагностики потоков документов компании, прежде чем становится, возможно, грамотно сформулировать задачу, которую предстоит решить архивариус совместно с самим заказчиком. В данном случае знания архивного дела недостаточно — в такой ситуации обычный архивариус оказывается беспомощным. Возникает потребность в профессионале — человеке, который может продиагностировать ситуацию, разобравшись в причинно-следственных связях, четко сформулировать задачу и решить ее, не ожидая того, что кто-либо создаст ему необходимые для работы условия. Для этого необходимо быть не просто мастером своего дела, но и методологом.

Второй немаловажной причиной, по которой «обычный» архивариус, без соответствующей управленческой подготовки, не справится с описанной ситуацией, является тот факт, что подобные узкие специалисты умеют выполнять строго определенные процедуры по определенным технологиям. В своей работе они идут «изведанным путем», решают задачу, иногда не замечая, что эта задача — не та, что приводит к желаемому для заказчика результату. То есть возникает ситуация, когда в процессе работы происходит подмена одной задачи — другой. Иными словами, архивариус решает знакомую ему задачу по нужной методике, запрашивая у компании требуемые ему для работы ресурсы (финансы, людей и так далее). Специалист добросовестно работает и получает ожидаемый им самим результат, но не тот, который ожидает увидеть компания-заказчик.

Технология работы архивариуса — путь решения задачи — напрямую зависит от самой поставленной задачи. А если задача сформулирована неточно, понята неверно, то и механизм ее решения, вся деятельность приводят вовсе не к желаемому результату. Прежде чем начинать командно работать по запросу клиента, необходимо четко сформулировать цели и задачи работы, согласовать их с заказчиком, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта. И этот путь — путь постановки задач совместно с заказчиком — узкий специалист, привыкший к выполнению своего участка работ, пройти, как правило, не может. Он «зауженно» видит проблемное поле с той точки, с которой привык действовать.

Третья причина, вынуждающая архивариусов брать на себя часть работы менеджеров, кроется в возникновения сложностей в сотрудничестве — деятельности специалиста в ситуации, когда для его работы кем-то не организованы соответствующие условия. В таком случае находится масса оправданий затягивания работ или их невыполнения. Можно услышать, что решить задачу невозможно, потому что у компании нет какого-либо сотрудника или предоставленные данные не отражают проблемное поле. На самом деле архивариус просто не в состоянии сам организовать соответствующие условия, он просто не знает, как это делается и что для этого нужно, не может сделать шаг назад и в сторону, чтобы создать требуемые условия и самому получить недостающую информацию. В большинстве случаев архивариус представляет, как должно быть, как выглядит то, с чем ему предстоит работать. Но он не знает, каким путем добиться этого, как и где получить недостающие сведения. Это является следствием недостаточной степени владения навыками работы в командах.
Развитию квалифицированных и мотивированных архивариусов и руководителей вспомогательных команд препятствуют несколько факторов: установки университетских факультетов, специализация дисциплин, отсутствие единой учебной программы факультетов и профессиональных учебных заведений. Последним, как правило, недостает теории и практики метода вовлечения: они делают упор на традиционное чтение лекций и изучение фактов, а не контролируемое развитие навыков на практике. Кроме того, существует препятствие со стороны руководителей компаний-клиентов, когда понятие «я сам», как правило, рассматривается как величайший признак компетентности, а просьбы о помощи — как признак слабости.

Наличие у архивариуса опыта работы по архивной специальности тоже не является средством избежание описанной ранее проблемы. Многие специалисты считают, что если они проработали несколько лет на одной должности в одной-двух организациях, то они уже знают все в этой сфере и могут идти в архивариусы. В целом, подобная позиция имеет отношение не только к архивариусам, но и к представителям других профессий. Опыт работы архивных компаний показывает, что это не так. На проверку оказывается, что у подобных сотрудников есть лишь умение выполнять знакомые по предыдущим работам операции и слабое представление о том, как эта деятельность связана с целями и задачами бизнеса клиента в целом.

Именно поэтому специалисты Архивная служба обладают знаниями в области построения процесса консалтинга, начиная с первого контакта с клиентом, определения проблемной зоны и заканчивая предоставлением отчета о результатах деятельности.